Tổng quan về quản lý dự án (Project Management)

Quản lý dự án (Project Management) là gì?

Quản lý dự án là một chuyên gia tổ chức, lập kế hoạch và thực hiện các dự án trong khi làm việc trong các hạn chế như ngân sách và lịch trình. Người quản lý dự án dẫn dắt cả đội ngũ, định rõ mục tiêu dự án, giao tiếp với các bên liên quan và đảm bảo dự án được hoàn thành. Dù là điều hành một chiến dịch tiếp thị, xây dựng một tòa nhà, phát triển hệ thống máy tính hay ra mắt một sản phẩm mới, người quản lý dự án chịu trách nhiệm cho sự thành công hay thất bại của dự án.

Vai trò của người quản lý dự án được săn đón trong hầu hết mọi ngành công nghiệp. Hãy cùng tìm hiểu kỹ hơn về công việc của người quản lý dự án, tại sao bạn nên xem xét sự nghiệp trong quản lý dự án và làm thế nào để bắt đầu.

Người quản lý dự án làm gì? Nhiệm vụ và trách nhiệm

Một dự án thường được chia thành năm giai đoạn khác nhau: khởi xướng, lập kế hoạch, thực hiện và kết thúc.

Trong suốt chu kỳ sống của một dự án, người quản lý dự án có trách nhiệm:

• Định rõ phạm vi của dự án

• Đảm bảo tuân theo lịch trình

• Lập kế hoạch chi phí dự án và tuân thủ ngân sách

• Quản lý nguồn lực dự án (bao gồm đội ngũ và nhân công)

• Ghi chép tiến độ của dự án

• Liên lạc với các bên liên quan

• Đánh giá rủi ro

• Xử lý sự cố

• Dẫn đầu trong đảm bảo chất lượng

Sự đa dạng của các nhiệm vụ có nghĩa là không có hai ngày làm việc (hoặc hai dự án) nào giống hệt nhau. Trong một ngày bất kỳ, bạn có thể phải phỏng vấn và tuyển dụng nhân tài mới, quản lý các cuộc họp nhóm, phân bổ lại nguồn lực để đối phó với chi phí bất ngờ, hoặc cập nhật thông tin tiến độ dự án cho các bên liên quan.

Kỹ năng cần thiết cho quản lý dự án

Trong vị trí này, bạn đóng một vai trò quan trọng trong sự thành công của công ty. Mặc dù nhiều kỹ năng kỹ thuật và nơi làm việc đi vào quản lý dự án hiệu quả, việc rèn giũa những kỹ năng sau có thể giúp bạn xây dựng nền tảng vững chắc cho sự thành công trong lĩnh vực này:

• Lãnh đạo: Bạn sẽ dẫn dắt một nhóm để đạt được mục tiêu.

• Giao tiếp: Bạn thường là người đầu tiên trong việc liên lạc với các thành viên trong nhóm, nhà cung cấp, các bên liên quan và khách hàng.

• Tổ chức: Khả năng ưu tiên và làm nhiều việc cùng một lúc sẽ giữ cho các dự án diễn ra trôi chảy.

• Tư duy phản biện: Phân tích và đánh giá một tình huống một cách chính xác giúp ngăn chặn vấn đề trước khi chúng xảy ra.

• Óc hài hước: Tiếp cận một dự án với thái độ tích cực có thể giảm bớt căng thẳng và tiếp thêm năng lượng cho nhóm của bạn.

Quản lý dự án có thể là một sự nghiệp đầy thách thức, nhưng bạn sẽ không bao giờ phải đối mặt với những thách thức đó một mình. Bạn thường xuyên làm việc cùng các thành viên trong nhóm và sử dụng phần mềm hoặc công cụ trực tuyến được thiết kế riêng để tối ưu hóa quy trình. Phần mềm quản lý dự án cụ thể phụ thuộc vào dự án hoặc công ty nhưng thường bao gồm khả năng theo dõi thời gian và ngân sách, tạo kế hoạch và báo cáo, quản lý hóa đơn, và chia sẻ lịch làm việc giữa nhiều nhóm.

Các phương pháp quản lý dự án

Khi bạn tìm hiểu thêm về việc lập kế hoạch dự án, bạn có thể gặp các thuật ngữ như Agile, Scrum hay Waterfall. Những thuật ngữ này đề cập đến các phương pháp luận khác nhau – một bộ nguyên tắc hoặc chiến lược hướng dẫn – cho việc quản lý dự án. Các phương pháp và phương pháp luận thông dụng bao gồm:

• Agile

• Lean

• Phương pháp Waterfall

• Scrum

• Kanban

• XP (Lập trình Cực Đoan)

• Sáu Sigma

Việc lựa chọn một phương pháp (hoặc kết hợp các phương pháp) là một trong những quyết định đầu tiên bạn sẽ thực hiện khi làm quản lý dự án. Phương pháp bạn chọn sẽ tùy thuộc vào ngành công nghiệp và loại dự án.

Ví dụ, nếu bạn làm việc trong ngành phát triển phần mềm, bạn có thể chọn sử dụng các kỹ thuật linh hoạt Agile. Scrum, một cách tiếp cận quản lý Agile, sử dụng các cuộc họp hàng ngày của nhóm và các "sprint" ngắn hạn (ví dụ 30 ngày) để phát triển dự án nhanh chóng và hiệu quả. Phương pháp Lean, được Toyota phát triển vào những năm 1970, tìm cách tối đa hóa giá trị và giảm thiểu lãng phí. Phương pháp này vẫn thường được sử dụng trong ngành công nghiệp sản xuất.

Tại sao bạn nên theo đuổi sự nghiệp quản lý dự án?

Hầu như mọi công ty đều có dự án. Điều đó có nghĩa là hầu như mọi công ty đều có thể cần đến một quản lý dự án.

Cho dù bạn quan tâm đến xây dựng, kiến trúc, thời trang, thiết kế, khoa học máy tính, robot hay bất cứ thứ gì hoàn toàn khác biệt, khả năng cao là bạn sẽ có thể sử dụng kỹ năng quản lý dự án trong sự nghiệp của mình. Và vì đây là một nghề nghiệp linh hoạt, bạn có thể tận dụng những kỹ năng chuyển giao này để cải thiện hồ sơ xin việc của mình, bất kể sự nghiệp của bạn đi đến đâu.

Thu nhập trung bình của các nhà quản lý dự án là bao nhiêu?

Theo Viện Quản Lý Dự Án (PMI), mức lương trung bình hàng năm của các quản lý dự án trong tất cả các ngành công nghiệp ở Hoa Kỳ là $115,000. Hầu hết các quản lý dự án có thu nhập từ $93,000 đến $140,000, với các ngành như tư vấn, tài nguyên, hàng không vũ trụ, dược phẩm và thực phẩm và đồ uống có mức đền bù cao nhất.

Triển vọng nghề nghiệp quản lý dự án

Theo báo cáo Tăng trưởng Việc làm và Khoảng cách Tài năng từ PMI, các nhà tuyển dụng sẽ cần điền vào khoảng 2,2 triệu vai trò mới hướng đến quản lý dự án mỗi năm cho đến năm 2027. Những người tìm việc có sự kết hợp giữa kỹ năng lãnh đạo và kỹ thuật sẽ thấy mình được yêu cầu trong những năm tới.

Các ngành như chăm sóc sức khỏe, sản xuất và xây dựng, dịch vụ thông tin và xuất bản, tài chính và bảo hiểm, cũng như dịch vụ quản lý và chuyên nghiệp được kỳ vọng sẽ chứng kiến sự tăng trưởng lớn nhất trong các vai trò hướng đến dự án, theo báo cáo của PMI.

Tiêu chuẩn của quản lý dự án

Quản lý dự án rất đa dạng và bạn sẽ thấy rằng tiêu chuẩn thường thay đổi tùy theo ngành công nghiệp và công ty. Khi xem xét những gì bạn cần để xây dựng sự nghiệp trong quản lý dự án, hãy xem xét hai lĩnh vực chính: giáo dục và chứng chỉ.

Giáo dục đại học

Bằng cử nhân thường là yêu cầu tối thiểu để trở thành một quản lý dự án với 68% chuyên gia có bằng cử nhân và 14% có bằng thạc sĩ. Nhiều quản lý dự án có bằng trong lĩnh vực kinh doanh, khoa học máy tính, hoặc một lĩnh vực liên quan đến ngành. Mặc dù không phải lúc nào cũng là yêu cầu cứng nhắc, nhưng việc có bằng đại học có thể giúp bạn phát triển các kỹ năng lãnh đạo mà bạn sẽ cần khi làm việc. Một số công ty có thể tìm kiếm ứng viên có bằng sau đại học như Thạc sĩ Quản trị Kinh doanh (MBA) hoặc Thạc sĩ Khoa học Quản lý (MSM).

Chứng chỉ

Cho dù bạn mới tốt nghiệp đại học hay đang muốn chuyển sang một sự nghiệp mới trong quản lý dự án, một chứng chỉ chuyên nghiệp hoặc chứng chỉ hành nghề có thể giúp tăng cường hồ sơ xin việc của bạn để trở nên hấp dẫn hơn đối với các nhà quản lý tuyển dụng.

• Chuyên gia Quản lý Dự án (PMP): Nếu bạn đã có vài năm kinh nghiệm làm việc trong các dự án ở môi trường chuyên nghiệp, bạn có thể thăng tiến sự nghiệp của mình với chứng chỉ PMP từ Viện Quản lý Dự án (PMI). Chương trình Chứng chỉ Quản lý Dự án Chuyên nghiệp của UCI đáp ứng yêu cầu giáo dục cho kỳ thi PMP. Bằng việc đạt được chứng chỉ này, bạn sẽ chuẩn bị cho mình để vượt qua kỳ thi và nhận được một chứng chỉ do trường đại học cấp cho hồ sơ xin việc của bạn. Tìm hiểu thêm về cách để có được chứng chỉ PMP.

• Chứng chỉ Liên kết Quản lý Dự án (CAPM): Nếu bạn mới bắt đầu trong lĩnh vực quản lý dự án, CAPM là một chứng chỉ quản lý dự án cấp đầu vào cũng do PMI cấp. Được thiết kế cho những người không có kinh nghiệm quản lý dự án chính thức, nó có thể giúp mở ra con đường tới nhiều vị trí quản lý dự án cấp đầu vào.

Các con đường sự nghiệp trong quản lý dự án

Việc có được công việc đầu tiên chỉ là khởi đầu. Khi bạn rèn giũa kỹ năng và hoàn thành các dự án, bạn sẽ tìm thấy những con đường mới để thăng tiến. Dưới đây là cái nhìn về hệ thống các vai trò quản lý dự án. Hãy nhớ rằng những vai trò này có thể khác nhau tùy thuộc vào tổ chức:

(Nguồn: Coursera)

Ngoài ra, nếu bạn muốn tìm hiểu rõ hơn về các nghề trong ngành kinh tế, những khó khăn và triển vọng của những nghề nghiệp khác nhau, bạn có thể tham khảo bộ sách “Người Trong Muôn Nghề: Ngành Kinh tế có gì” của Spiderum nhé.

Combo Sách Người Trong Muôn Nghề: Ngành Kinh Tế có gì Tập 1 + Tập 2

Đọc thêm:

Khám Phá Ngành Kinh Tế: Tất Cả Những Gì Bạn Cần Biết

Tổng quan về ngành tài chính ngân hàng

Tổng quan về ngành Kinh doanh quốc tế